Forenkler driften av idrettsklubben

Medlemsansvarlig i Stokke IL, Hans Martin Bærefjell, er glad for at Norges Idrettsforbund leverer driftssystemer gratis til breddeidrettslag.

Som trener, frivillig medlemsansvarlig og tidligere leder for Stokke IL er Hans Martin Bærefjell en av mange ildsjeler som gir jernet for norsk breddeidrett. Da han har lang fartstid innenfor idretten, og til daglig arbeider med IT, ser han verdien av en felles IT-løsning for idretten i Norge.

Jeg vil gi honnør til Norges Idrettsforbund for å lage verktøy som gjør det lettere å drifte idrettslag. IT-løsningene har vært etterlengtet, fordi verktøyene effektiviserer arbeidsoppgaver mange frivillige har tatt på seg. Det betyr mer tid til idretten, og mindre tid til administrasjon, innleder Bærefjell.

Hans Martin Bærefjell - Stokke IL
Hans Martin Bærefjell i Stokke IL

Enklere administrasjon

Stokke IL består av om lag 1450 medlemmer fordelt på ski, håndball, fotball, turn og orientering. Bærefjells oppgave som medlemsansvarlig innebærer blant annet å holde medlemsoversikten oppdatert, sende ut fakturaer og rapportere til styret.

- I Stokke IL hadde vi et relativt godt system for medlemshåndtering før vi gikk over til Norges Idrettsforbunds løsning, KlubbAdmin. Likevel mener jeg at KlubbAdmin er bedre enn vårt forrige system, fordi alle løsningene til NIF snakker sammen, faktureringen går smidig, det er enklere å fjerne medlemsduplikater og KlubbAdmin kommuniserer også med enkelte tredjepartsløsninger. I tillegg er det gratis, forklarer Bærefjell.

- Som et resultat av at Stokke IL har tatt i bruk KlubbAdmin opplever Bærefjell at klubben har blitt bedre på organisering av medlemshåndtering. Klubben har fordelt arbeidsoppgaver og roller smartere»

- Vi har gjennomgått en bevisstgjøring for det organisatoriske. Flere har blitt tildelt arbeidsoppgaver og roller i medlemssystemet. En forutsetning for å kunne gjøre dette er brukervennlighet, og på det punktet mener jeg NIF har gjort en særdeles god jobb. Klubben har blitt sterkere organisatorisk, sier Bærefjell, men han legger ikke skjult på at han av og til må purre:

- Det er klart at idretten ligger fremst i pannebrasken hos trenerne og andre med små administrative oppgaver, det skal det jo også gjøre. Det er tross alt fellesskapet og idrettsgleden som motiverer oss, smiler han.

Siden KlubbAdmin kommer med Buypass teknologi for effektiv og sikker betaling over nett og mobil, reduseres tid til administrasjon. Håndtering av betalinger knyttet til aktiviteter forenkles.

Smidig overgang

I april 2016 tok Stokke for første gang i bruk KlubbAdmin, overgangen gikk smertefritt.

- Vårt forrige system fungerte relativt bra, men det kostet penger og snakket ikke sammen med andre systemer levert av Norges Idrettsforbund. Selve overgangen fra gammelt til nytt system var gjort i løpet av en eller to dager. Å importere medlemmer tar bare noen sekunder, vi lastet kun opp en excel-fil, forklarer Bærefjell, og fortsetter:

- Vi brukte imidlertid litt tid på å finne en fornuftig struktur i systemet. KlubbAdmin er nokså fleksibelt, slik at du kan velge hvordan du vil bygge din egen organisasjon. For oss var det viktig å gjøre faktureringsarbeidet så smidig som mulig, noe vi tok hensyn til når vi bygde strukturen i KlubbAdmin. Dette råder jeg også andre å gjøre, avslutter Bærefjell.