Digital signering som automatiserer og forenkler

Revisjonskontoret har på rekordtid gjennomdigitalisert virksomheten. De nye mulighetene med digital signering verdsettes av ansatte og kunder.

Agnethe Østby SLM Revisjon
Agnete Østby er Partner i SLM Revisjon, og i forkant på å untytte de teknologiske mulighetene som finnes, deriblant digital signering fra Buypass og Maestro.

SLM Revisjon har en nøkkelrolle i det lokale næringslivet i Lillestrøm. Bedriften har eksistert i 60 år, har rundt 30 ansatte, og klarer seg godt i konkurransen mot større konkurrenter med globale varemerker. Suksessen kan forklares med tilhørighet, engasjement og tung fagkompetanse.

- Vi bryr oss om byen vår. Vi kjenner klientene godt, har god kommunikasjon i klientforholdene, og leverer med høy kvalitet. Det skal være proft og oppleves nært, sier Agnete Østby. Hun har lang fartstid i selskapet, og vært partner siden 2012.

Som et mellomstort firma der viktigste produkt er ansattes tid og kompetanse, må interne satsninger ofte gjøres av egne ansatte mens virksomheten er i daglig drift.

- Alle partnere har ansvar for viktige deler av driften. Jeg så potensialet i hva teknologi kunne gjøre for å forbedre våre arbeidsformer, og strakk opp hånda for å få digitaliseringsansvaret, sier Østby.

Teknologien flyttet ut av kjelleren

Inntil for noen år siden hadde kontoret servere i kjelleren, med en «best før dato» som raskt nærmet seg.

- Problemene ble gradvis større og flere. Vi kan revisjon, ikke teknologi. Derfor er det naturlig å sette dette ut og kjøpe det som en tjeneste, sier hun.

Samtidig ble det investert i en ny kjerneprogramvare som digitaliserte arbeidsprosessen.

- Visena støtter alle prosesser i oppdragene. Programvaren gir full kontroll på prosjekter og klienter, og bedre samhandling siden klientdata er tilgjengelig for alle ansatte. Arbeidsformene våre er blitt smartere, sier hun.

– Vi har nå mulighet for å arkivere epost på klienten i Visena som gjør at det er smidighet på tvers av oppdrag.

Andre fordeler er skjerpet sikkerhet rundt sensitive klientdata, enklere samsvar med mengden nye regler og retningslinjer som blir stadig strengere, og ikke minst større fleksibilitet.

- Nå kan vi jobbe uansett tid og sted, og har aldri hatt så bra kontroll på porteføljen.

Får skryt fra egen bransje

Digitaliseringen skjøt fart i august 2017. Manuelle lister er erstattet med prosjektmaler og digitale sjekklister. En merkbar utfordring underveis har vært at ansatte har måttet lære seg en ny arbeidsform fordi at alt samles i virksomhetssystemet, kontra tidligere praksis der hver ansatt hadde sine egne oppfølgingslister.

- Det er klart at det er en omstilling å gjennomføre revisjonsprosessen på en ny måte. Det krever mye, og vi har satt av godt med tid og ressurser til å følge opp den enkelte.

Østby er del av det ferske digitaliseringsakademiet som Revisorforeningen har opprettet. Her får hun bekreftelser på at SLM Revisjon ligger foran kurven i bransjen, og at de har oppnådd mye på kort tid.

- Det er gøy, men jeg skulle ønske at vi hadde kommet enda lenger. Bransjen endres raskt, og klientene har hele tiden nye forventninger som vi bør ligge i forkant av. Våre konkurrenter har langt flere midler til teknisk utvikling, og bruker allerede avansert teknologi i oppdragene.

Målet med fornyingen er at klientene alltid skal oppleve at byrået er fremoverlent.

- Vi skal standardisere, og automatisere manuelle prosesser. Vi må høyere opp i klientenes verdikjede og i større grad være en samarbeidspartner og en rådgiver som bidrar til å redusere risiko og fjerne usikkerhet. Bransjen forandrer seg, og det gjør jobben mer spennende.

Digital signering

I januar 2018 kom muligheten til digital signering på plass med Signant fra programvareutvikleren Maestro. Signant er bygget ved hjelp av sikkerhetsteknologi fra norske Buypass, og forenkler prosessen med signering av revisjonsberetninger, avtaler, erklæringer, o.l.

- Målet er at flest mulig av alle våre juridiske dokumenter skal signeres elektronisk. Innen sommerferien 2018 hadde vi 1600 digitale signaturer.

Den digitale signeringen erstatter den tidkrevende prosessen med dokumenter for fysisk signering, som krever mye oppfølging. Ved at signeringsprosessen automatiseres, internt som mot klientene, fjernes også risikoen for at ting glemmes fordi purringer sendes automatisk. Klientene legitimerer seg enten via Buypass ID i form av smartkort eller Buypass ID i mobil, og med Bank ID.

Flere klienter har også styremedlemmer i andre land, og det er derfor en stor fordel at Signant støtter internasjonale løsninger for elektronisk ID. Dette sparer både klientenes og kontorets ansatte for kjedelige oppfølginger.

- Både klienter og ansatte er veldig fornøyd med denne løsningen. De slipper bryet med papirarbeid, og sparer mye tid. Vi får også inn signerte dokumenter raskere, avslutter hun med et smil.

 

Om digital signatur fra Signant

Signant gir avansert elektronisk signatur på PDF-dokumenter ved hjelp av den sterkeste formen for elektronisk signering i Norge. Løsningen samsvarer med E-signaturloven (snart erstattet av eIDAS)  og sikrer at virksomheten møter krav til autentisering og sikker signering. Løsningen støtter de mest utbredte elektroniske sertifikatene, og anses som den sterkeske formen for signering i Skandinavia. Fordelene er sikker dokumentflyt, sikker identifikasjon og enklere prosesser med automatisk lagring på sikre servere.